Bei Beschlüssen zur Änderung von GmbH-Verträgen, bei Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften ist die Aufnahme eines notariellen Protokolls verpflichtend. In diesem bezeugt der Notar jene rechtserheblichen Tatsachen, die von ihm wahrgenommen wurden.
Aus gutem Grund ist gesetzlich vorgeschrieben, dass der Notar hinzugezogen werden muss: Die vom Notar aufgenommenen Öffentlichen Urkunden gelten als das sicherste Beweismittel für die „Echtheit“ und „Richtigkeit“ eines Dokuments. Wenn der Notar eine öffentliche Urkunde aufnimmt, gelten strenge Prüfungs- und Belehrungspflichten. Dies ist nicht nur im Sinne der beteiligten Parteien, sondern liegt auch im öffentlichen Interesse.